Ενδοεπιχειρησιακή εκπαίδευση και κατάρτιση
Ένα μεγάλο και ιδιαίτερα σημαντικό τμήμα της εργασίας του διευθυντή.
Θα προσπαθήσω να δώσω, πολύ σύντομα, τα κυριότερα σημεία της εκπαιδευτικής διαδικασίας. Και όταν αναφέρουμε «εκπαίδευση» εννοούμε, κατά κύριο λόγο, την εκμάθηση βασικών στοιχείων και μεθόδων, μέσα στο χώρο μιας επιχείρησης. Βέβαια η καλύτερη εκπαίδευση ξεκινάει από τα ειδικά σεμινάρια και μαθήματα, που οργανώνει η κεντρική διοίκηση σε κάθε εταιρία, για τους νέους, αλλά και για τους υπάρχοντες υπαλλήλους. Σ’ αυτό το άρθρο αναφερόμαστε στην «βιωματική» εκπαίδευση που κάνει ο διευθυντής και οι προϊστάμενοι.
Πρέπει να το παραδεχτούμε. Η εκπαίδευση, για την εργασία που θα αναλάβουν οι συνεργάτες μας, συχνά είναι κάτι που παραμελείτε από τη διεύθυνση πολλών εταιριών. Στις επιχειρήσεις που δεν διαθέτουν οργανωμένη εκπαίδευση, πολύ συχνά αφήνουν τους νέους υπαλλήλους να μάθουν την εργασία τους παρακολουθώντας και μιμούμενοι τους πιο έμπειρους υπαλλήλους. Αυτή η μέθοδος της «μετάδοσης» είναι συνήθως η πιο πολυέξοδη και χρονοβόρα. Τόσο η επιχείρηση όσο και ο υπάλληλος υποφέρουν, αφού αυτός αφομοιώνει μαζί με τα καλά στοιχεία και τα κακά...
Για τις σύγχρονες εταιρίες, βασικό κριτήριο για την αξιολόγηση ενός διευθυντή, είναι το επίπεδο εξυπηρέτησης πελατών και η αποδοτική λειτουργία, τομείς, που καθορίζονται άμεσα από το επίπεδο εκπαίδευσης του προσωπικού.
Η επιλογή του εκπαιδευτή
Η φύση της εργασίας του διευθυντή, με τις πολλές ευθύνες, καθιστά συχνά δύσκολο το ρόλο του ως εκπαιδευτή. Γι’ αυτό αναθέτει το ρόλο αυτό σε έμπειρους συνεργάτες, σε εξειδικευμένους συμβούλους και εταιρίες ανάπτυξης ανθρώπινου δυναμικού.
Δύο αξιοσημείωτα στοιχεία είναι αναγκαία, όταν επιλέγεται κάποιος για να εκπαιδεύσει υπαλλήλους. Το άτομο αυτό πρέπει να είναι πολύ καλός γνώστης της εταιρίας αλλά να διαθέτει και την ικανότητα να διδάξει. Ένα τέτοιο άτομο δεν είναι αναγκαστικά ο πιο καλός προϊστάμενος, η ο πιο «επιβλητικός» ή αυτός με τη μακροχρόνια πείρα. Διάφορες μελέτες απέδειξαν ότι οι αποτελεσματικότεροι εκπαιδευτές εργασίας διαθέτουν τα πιο κάτω σύνθετα χαρακτηριστικά.
· Πλήρη γνώση του θέματος.
· Διάθεση να διδάξει.
· Καλή άρθρωση και ομιλία.
· Ικανότητα να προγραμματίζει και να χειρίζεται τις λεπτομέρειες.
· Υπομονή, όταν συναλλάσσεται με τους άλλους ανθρώπους.
· Πίστη ότι η εργασία του εκπαιδευτή είναι υπεύθυνη και σοβαρή εργασία και κυρίως ότι είναι μια τεχνική.
Ο υπάλληλος με τις πέντε πρώτες ιδιότητες είναι ασφαλώς ένας καλός υποψήφιος για το ρόλο του εκπαιδευτή. Το τελευταίο προσόν δηλαδή τη μόρφωση στην εκπαίδευση – τεχνική, μπορεί να διδαχθεί. Είναι ευθύνη της διοίκησης της επιχείρησης να προετοιμάσει τον εκπαιδευτή και να του δώσει την απαιτούμενη πληροφόρηση και επίγνωση της τεχνικής της εκπαίδευσης.
Η εκπαίδευση μέσα στο χώρο της εταιρίας, πάνω στη δουλειά, απαιτεί μια διαφορετική τεχνική από αυτή που ακολουθεί ένας δάσκαλος στην αίθουσα διδασκαλίας.
Μικρά βήματα και επανάληψη
Ο νέος υπάλληλος είναι εντελώς άπειρος και δε γνωρίζει τις μεθόδους της εργασίας σας. Γι’ αυτό δώστε του την «εκπαιδευτική τροφή» σιγά – σιγά, με μικρά βήματα προόδου. Μη βιάζεστε να του μάθετε πράγματα που εσείς κάνατε μήνες για να τα αφομοιώσετε. Χρειάζεται προσοχή, να κάνετε μικρά κομμάτια το σύνολο της εργασίας και να του δίνετε κάθε μήνα ένα ή δύο κομμάτια. Και την άλλη μέρα πάλι, τα ίδια κομμάτια της εργασίας, προσθέτοντας ένα καινούργιο.
Παρακολούθηση και επίβλεψη
Βασικό στοιχείο στην εκπαίδευση, μέσα στην εταιρία, δεν είναι μόνο τα 15-20 λεπτά που διαθέσατε για να του περιγράψετε κάποια φάση της εργασίας, όσο η παρακολούθηση και η επίβλεψη του νέου υπαλλήλου, που πρέπει να τη νιώθει, χωρίς να είναι άμεσα πιεστική.
Η καλή εκπαίδευση αναπτύσσει την ικανότητα του ατόμου στο να εκτελεί τις βασικές λειτουργίες μιας εργασίας. Η ανάπτυξη όμως της επιδεξιότητας έχει πολύ λίγο να κάνει με την ανάπτυξη της οργάνωσης και η προσαρμογή του νέου υπαλλήλου απαιτεί καλή επίβλεψη και αυτό είναι ευθύνη του διευθυντή ή του προϊσταμένου. Οι τέσσερις επόμενες αρχές: «παρατηρώ» - «συνιστώ» - «αξιολογώ» - και «συγκρατώ» είναι βοηθήματα αναγκαία για την εκπαιδευτική προσπάθειά σας.
Παρατηρώ
Να γίνεται συχνά έλεγχος για την πρόοδο όλων των νεοεκπαιδευομένων υπαλλήλων και αφήστε τους εκπαιδευόμενους να λειτουργήσουν μόνοι τους όταν καταλάβετε ότι κάθε εργασία που τους ανατέθηκε είναι κάτω από έλεγχο. Προσπαθήστε να διατηρήσετε τις σχέσεις εκπαιδευτικού / εκπαιδευόμενου και επιμένετε να ακολουθείται ο σωστός, όπως το έχει διδάξει, προγραμματισμός. Τοποθετείστε τους εκπαιδευόμενους δίπλα στους «αρχαιότερους» που μπορούν να ελέγξουν την κατάσταση, σε περίπτωση που δημιουργηθούν προβλήματα.
Συνιστώ
Δώστε ένα δίκαιο έπαινο στον εκπαιδευόμενο, όταν είναι φανερό ότι λειτουργεί αποδοτικά και μέσα στα χρονικά περιθώρια που έχετε ορίσει. Διατηρείτε πάντα μια υποβοηθητική σχέση. Όταν βλέπετε πρόοδο του εκπαιδευόμενου, να ρωτάτε αν υπάρχουν προβλήματα που θα μπορούσατε να βοηθήσετε να λυθούν.
Αξιολογώ
Εκτιμήστε την απόδοση και σημειώστε τις εργασίες που χρειάζονται πρόσθετη εκπαίδευση.
Συγκρατώ
Διατηρείστε σχέσεις καθοδηγητού με τους εκπαιδευόμενους. Να είστε άγρυπνος στα λάθη και να τα διορθώνετε μόλις συμβαίνουν. Μειώστε την καθοδήγηση όσο ο εκπαιδευόμενος δείχνει να αποτελειώνει μόνος του την εργασία ικανοποιητικά. Εάν η επανεκπαίδευση καταστεί αναγκαία μην καθυστερήσετε το ξεκίνημα ενός νέου προγράμματος.
Ο απαιτούμενος χρόνος εκπαίδευσης νέου υπαλλήλου θα κυμανθεί ανάλογα με την υποδομή του, την προηγούμενη εκπαίδευση και την εμπειρία του εκπαιδευομένου. Ο εκπαιδευτής πρέπει να αναγνωρίσει τις διαφορές της προσωπικότητας και να μάθει την ταχύτητα «απορρόφησης της διδασκαλίας», διατηρώντας ευέλικτο χρόνο εκπαίδευσης ώστε κάθε εκπαιδευόμενος να μπορέσει να μάθει τόσο γρήγορα όση είναι και η ικανότητα του να μάθει. Η ικανότητα του εκπαιδευόμενου να απορροφήσει τις νέες πληροφορίες κι εργασίες θα επηρεασθεί από τις προσωπικές του εμπειρίες. Ένας εκπαιδευόμενος με εμπειρία στον κλάδο ή γενικά στις σχέσεις πελάτη και πωλήσεων, θα υπερτερεί εκείνου που δεν έχει αυτή την υποδομή. Αυτού του είδους η πληροφορία πρέπει να γίνει αντιληπτή από τον εκπαιδευτή, ώστε να προσαρμόσει το πρόγραμμα στα μέτρα του εκπαιδευόμενου.
Βασικά στοιχεία εκπαίδευσης
Εισαγωγή
Διερευνήστε η μόρφωση του εκπαιδευόμενου, προηγούμενη εκπαίδευση του κι εμπειρία.
· Αξιολογείστε την ικανότητα του να αντιλαμβάνεται μικρολεπτομέρειες, να χειρίζεται καινούργια προβλήματα, να συνδυάζει μάτι και χέρι κι δυνατότητα να ικανοποιεί προσωπικές σχέσεις του με άλλους.
· Εξηγήστε το εκπαιδευτικό πρόγραμμα, το ωράριο, τα θέματα που θα καλυφθούν και την ευκαμψία του εκπαιδευτικού προγράμματος.
· Δώστε περιληπτική ιστορία της επιχείρησης, τη σύνθεση της οργάνωσης, δυνατότητες προαγωγής, τα οφέλη των υπαλλήλων, την πολιτική και τις μεθόδους της επιχείρησης.
· Τονίστε τη δυνατότητα επιτυχίας του εκπαιδευόμενου σαν υπαλλήλου βασιζόμενοι στην επιτυχία άλλων εκπαιδευμένων.
Γνωριμία με τα τμήματα
Άσχετο σε ποια θέση θα εργαστεί, είναι ανάγκη να γνωρίσει πώς λειτουργούν όλα τα τμήματα και να μάθει όλες τις κατηγορίες προϊόντων. Αυτό το τμήμα της εκπαίδευσης είναι, ίσως, το πιο χρονοβόρο, αλλά είναι απαραίτητο, γιατί αν μάθει τις υπηρεσίες, τα προγράμματα και τα προϊόντα λανθασμένα, δίνει λανθασμένες πληροφορίες, πράγμα που είναι ζημιά για την εταιρία σας
.
Διδάξτε πάντα τη σωστή μέθοδο
Για να αποφεύγεται η σύγχυση στον υπάλληλο, να είστε θετικοί αποφεύγοντας να χρησιμοποιείστε αρνητικές τεχνικές μεθόδους. Οι εκπαιδευόμενοι δέχονται μεγάλη ποσότητα νέων πληροφοριών μέσα σε σχετικά μικρό χρονικό διάστημα, γι’ αυτό η διδασκαλία με την παρουσίαση όσων ΔΕΝ πρέπει να κάνουν, μπορεί να γίνει επικίνδυνη. Επιδεικνύοντας τη λανθασμένη μέθοδο, κάτω από την πίεση του χρόνου, διατρέχετε τον κίνδυνο, ο εκπαιδευόμενος να τη θυμάται αργότερα σαν τη σωστή μέθοδο.
Επανάληψη, η σωστή μέθοδος
Οι σωστές ενέργειες διδάσκονται κι οι υπάλληλοι μαθαίνουν ευκολότερα με τη συνεχή επανάληψη. Μαθαίνουν με την εργασία όχι μόνο με την ακοή ούτε απλά παρακολουθώντας μια επίδειξη. Πρέπει συνέχει να επαναλαμβάνουν αυτά που μαθαίνουν. Ο χρόνος που αφιερώνεται στη πρακτική θα διαφέρει ανάλογα πόσο περίπλοκη είναι η εργασία αλλά κι από την ικανότητα του εκπαιδευόμενου. Εκπαιδευόμενοι που είχαν την ευκαιρία να εξασκηθούν αρκετό χρόνο πρακτικά, είχαν σαν αποτέλεσμα να συγκροτήσουν αυτά που έμαθαν τρεις και τέσσερις φορές περισσότερο από τους εκπαιδευόμενους που δεν εξασκήθηκαν συχνά στην πράξη. Η ορθή μέθοδος είναι να μην προχωρά στον επόμενο κύκλο μάθησης μέχρις ότου αυτό που μαθαίνει το αφομοιώσει ολοκληρωτικά.
Υπάρχουν και οι προσωπικές φιλοδοξίες
Ο εκπαιδευόμενος χρειάζεται κι ιδιαίτερα, προσωπικά κίνητρα για να μάθει γρήγορα όσα του διδάσκετε. Ένας καλός εκπαιδευτικός μπορεί να υποκινήσει τα κίνητρα αυτά με τους πιο κάτω τρόπους:
· Να υπογραμμίσει τη σπουδαιότητα της εργασίας και την επίδραση του ιδίου του νέου υπαλλήλου στην επιτυχία της επιχείρησης.
· Να ενθαρρύνει τον εκπαιδευόμενο να αναλύει τις προσωπικές του διαθέσεις και φιλοσοφίες σχετικά με τις δυνατότητες εξελίξεώς του μέσα στην επιχείρηση.
· Να ενημερώνει διαρκώς τον εκπαιδευόμενο/νη για την εργασία του, την παραγωγικότητά του και αυτά που πετυχαίνει στα διάφορα στάδια της εκπαιδευτικής διαδικασίας.
Τα γενικά καθήκοντα του υπαλλήλου
Τα γενικά καθήκοντα του υπαλλήλου σε πολλές επιχειρήσεις είναι κάπως ακαθόριστα και εξαρτώνται από τις διαταγές των προϊσταμένων του. Ακολουθεί μια σύντομη καταγραφή των καθηκόντων των υπαλλήλων, όχι τόσο τα τυπικά, ή τα ειδικά που περιγράφονται στο job description κάθε θέσης, όσο τα ουσιαστικά, γενικά καθήκοντα, ενός υπαλλήλου .
· Γνωρίζει τα ειδικά και επί μέρους καθήκοντα και υποχρεώσεις της κάθε θέσης και εργασίας που εκτελεί.
· Γνωρίζει ότι μόνο με τη συνεργασία έχουμε επιτυχία στη δουλειά μας και κάτω από το πνεύμα αυτό, της αμοιβαίας συνεργασίας με τους συναδέλφους, τους προϊσταμένους και τη διεύθυνση, εκτελεί τις εργασίες που του / της αναθέτουν μεθοδικά και με συνέπεια.
· Πρέπει, όχι μόνο να γνωρίζει, (που είναι θεωρητικό και σχετικά εύκολο), αλλά και να πιστεύει στην τεράστια σημασία του πελάτη για την εταιρία και για τον ίδιο.
Πρέπει την πραγματική αυτή πίστη να την αποδεικνύει κάθε στιγμή στην πράξη με το να είναι ήρεμος, πρόθυμος, ευγενικός, σίγουρος, διακριτικό, χαμογελαστός.
· Πρέπει να διαθέτει το χρόνο του παραγωγικά και να εκτελεί την εργασία του με συγκέντρωση, υπευθυνότητα χωρίς καθυστερήσεις και διακοπές.
· Πρέπει να γνωρίζει πως οι εργασίες μέσα στην εταιρία δεν τελειώνουν ποτέ και έτσι δεν μπορεί να κυκλοφορεί άσκοπα, αλλά τελειώνοντας μια εργασία, ζητά ή βρίσκει κάποια άλλη.
· Δεν φλυαρεί με συναδέλφους κατά την ώρα της εργασίας. Εάν χρειασθεί μιλά χαμηλόφωνα και όχι δυνατά, όπως επίσης δεν ανοίγει συζητήσεις με γνωστούς και συνεργάτες που έρχονται στο γραφείο, ούτε κάνει εξωυπηρεσιακή χρήση του τηλεφώνου.
· Είναι ειλικρινής με τους συναδέλφους και με τους πελάτες.
· Είναι συνεπής στο ωράριό του και ενημερώνει σε τυχόν αργοπορία, ή απουσία.
· Πρέπει να εργάζεται υπεύθυνα γνωρίζοντας ότι δεν μπορεί στα διάφορα λάθη του να επικαλείται συνεχώς τον παράγοντα άνθρωπο που θα κάνει και λάθη. Τα λάθη στοιχίζουν πολύ ακριβά στην εταιρία.
Για περισσότερη επικοινωνία:
e-mail: vasgalanis@gmail.com
Πηγή Ανάρτησης:
το ιστολόγιο του Βασίλη Γαλάνη
Δεν υπάρχουν σχόλια:
Δημοσίευση σχολίου